TQM atau total quality management adalah suatu manajemen kualitas yang berfokus pada konsumen dengan cara melibatkan seluruh level karyawan dalam mengerjakan perbaikan atau peningkatan secara kontinyu. Secara sederhana, total quality management digambarkan sebagai sebuah pendekatan manajemen yang dipakai untuk mencapai kesuksesan jangka panjang dengan mengedepankan kepuasan klien.
Elemen Pokok Total Quality Management (TQM)
Hingga saat ini, ada setidaknya 8 elemen pokok dalam sistem manajemen TQM (Total Quality Management), meliputi:
1. Fokus Pada Klien
Klien atau pelanggan merupakan pihak yang memegang peranan penting dalam penentuan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan oleh suatu perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan berikut tingkat kualitas yang dikehendaki. Bagaimanapun bentuk aktivitas yang bisa dilakukan oleh suatu institusi atau perusahaan, pelanggan sendirilah yang akan menentukan apakah seluruh upaya tersebut sudah mampu memberi manfaat atau tidak.
2. Pemusatan Perhatian Pada Proses
Salah satu pondasi paling mendasar dalam sistem manajemen TQM (Total Quality Management) ialah bentuk perhatian pada peningkatan proses produksi. Dalam hal ini, proses dimaksudkan sebagai serangkaian langkah yang dimulai dengan penerimaan input melalui pihak supplier hingga mengubahnya menjadi output yang akan didistribusikan pada para klien nantinya.
3. Keterlibatan Pekerja Secara Keseluruhan
Pekerja merupakan sumber daya sekaligus aset perusahaan yang paling penting keberadaannya dalam mencapai seluruh tujuan yang telah direncanakan. Oleh karena itu, peran aktif dari tiap pekerja secara keseluruhan dapat mendukung mensukseskan peningkatan proses dan kualitas produk perusahaan secara kontinyu untuk kemudian dapat melahirkan produk/layanan terbaik bagi para pelanggan setianya.
4. Sistem yang Terintegrasi
Meskipun ada banyak kemampuan dan ruang lingkup kerja yang tersedia pada sebuah perusahaan yang dibentuk menjadi departementalisasi, baik secara horizontal maupun vertikal, kenyataannya seluruh hal yang dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi secara baik, perusahaan perlu menyalurkannya dengan tepat kepada seluruh karyawannya tanpa terkecuali. Dengan begitu, visi, misi, kebijakan, strategi, dan juga tujuan perusahaan dapat diraih se-cepat dan se-optimal mungkin.
Baca Juga: Siklus Manajemen Proyek untuk Pemula Secara Lengkap
5. Peningkatan Secara Kontinyu
Peningkatan kualitas yang dilakukan secara terus-menerus, alias kontinyu, diyakini mampu mendorong perusahaan melakukan analisa sekaligus melahirkan cara yang lebih praktis nan efektif dalam mencapai cita-cita perusahaan, serta memenuhi harapan dari seluruh pihak yang terkait di dalamnya.
6. Pendekatan Strategi dan Sistematik
Biasanya, proses pendekatan strategi dan sistematik disebut sebagai manajemen strategi atau perencanaan strategi. Dimana tahapan ini akan melakukan perumusan sekaligus perencanaan strategi dalam mengintegrasi semua konsep kualitas pada strategi organisasi secara menyeluruh.
7. Keputusan Berdasarkan Fakta
Guna memperoleh seluruh informasi terperinci terkait performa perusahaan, manajer membutuhkan data sebagai acuan pengukurannya. Sistem manajemen TQM (Total Quality Management) mensyaratkan pihak perusahaan untuk bisa mengumpulkan sekaligus menganalisa data secara kontinyu, sehingga seluruh kebijakan atau keputusan bisnis yang diambil benar-benar tepat.
Dengan memanfaatkan data, pihak perusahaan dapat menarik konklusi melalui tingkat kejadian atau hasil dari rencana sebelumnya.
8. Komunikasi
Pasti akan selalu ada perubahan dalam kegiatan sehari-hari perusahaan, baik itu dalam hal kebijakan, strategi, prosedur pelaksanaan, dan bahkan jadwal pelaksanaannya. Nah, perubahan-perubahan ini perlu didiskusikan dengan baik kepada seluruh lapisan karyawan yang berkepentingan.
Sederhananya, komunikasi atau distribusi pembicaraan yang baik akan berdampak pada lahirnya motivasi dan semangat kerja karyawan dalam mencapai tujuan utama dijalankannya suatu perusahaan.
Manfaat Program Total Quality Management (TQM)
Secara garis besar, program TQM (Total Quality Management) sangatlah bermanfaat, baik untuk staf organisasi, institusi, ataupun pelanggan.
1. Manfaat TQM (Total Quality Management) Bagi Staf Organisasi
- Lebih dihargai/diakui.
- Pemberdayaan.
- Lebih terampil dan berkemampuan mumpuni.
2. Manfaat TQM (Total Quality Management) Bagi Institusi
- Biaya produksi dapat diminimalkan.
- Permasalahan intern perusahaan bisa terselesaikan dengan cepat.
- Jumlah produk cacat berkurang.
- Staf karyawan lebih termotivasi.
- Produktivitas karyawan meningkat.
- Terdapat perubahan kualitas dari produk dan layanan yang ditawarkan.
- Membantu terciptanya tim work antar divisi kerja.
- Menjadikan institusi sebagai pemimpin pasar dan bukan hanya pengikut permintaan konsumen.
- Hubungan antara staf per departemen menjadi lebih mudah.
- Menjadikan institusi lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan minat pasar.
- Menjadikan institusi lebih sensitif terhadap keinginan dan kebutuhan para pelanggannya.
3. Manfaat TQM (Total Quality Management) Bagi Pelanggan
- Terjaminnya kepuasan pelanggan.
- Kepedulian produsen terhadap pelanggan menjadi lebih baik.
- Sedikit atau bahkan tidak mempunyai masalah sama sekali atas produk dan pelayanannya.
Baca Juga: 5 Tugas Konsultan Manajemen Konstruksi yang Wajib Diketahui
Syarat Kelancaran Implementasi Program TQM (Total Quality Management)
Agar proses pengimplementasian program TQM (Total Quality Management) dapat berjalan sebagaimana diharapkan, tiap-tiap lini kerja perusahaan harus memenuhi syarat- syarat sebagai berikut:
- Memiliki perencanaan mutasi program TQM (Total Quality Management).
- Mempersiapkan mental agar dapat menghadapi berbagai bentuk hambatan usaha, baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.
- Merumuskan visi, misi, dan nilai.
- Melakukan benchmarking terhadap perusahaan lain yang juga menerapkan program TQM (Total Quality Management).
- Memilih fasilitator program TQM (Total Quality Management).
- Mempersiapkan dana dan sumber daya manusia berkualitas unggul.
- Pengalokasian waktu secara penuh untuk pelaksanaan program TQM (Total Quality Management).
- Komitmen tinggi dari manajemen puncak dalam institusi terkait.
Keuntungan Mengimplementasikan TQM (Total Quality Management)
Dalam jangka panjang, keuntungan utama pengimplementasian TQM (Total Quality Management) sangat berhubungan dengan tingkat kepuasan konsumen. Lebih dari itu, berikut merupakan sejumlah keuntungan pragmatis yang bisa diperoleh adalah:
1. Penurunan Biaya Produksi
Ketika TQM (Total Quality Management) berhasil diimplementasikan secara konsisten dari waktu ke waktu, program TQM (Total Quality Management) diyakini mampu mengurangi biaya yang harus dikeluarkan perusahaan secara keseluruhan, terutama pada bidang rework, scrap, pengurangan biaya garansi, dan layanan lapangan. Program ini memungkinkan tim manajemen untuk meningkatkan keuntungan perusahaan secara signifikan lantaran pengurangan biaya produksi yang akan mengalir langsung pada laba bottom-line tanpa perlu mengeluarkan beban tambahan.
2. Progress yang Selalu Bisa Dipantau
TQM (Total Quality Management) juga akan membantu manajemen menjangkau setiap proses yang diperlukan dalam pengembangan strategi perbaikan tanpa henti. Upaya peningkatan kualitas haruslah dilakoni secara kontinyu sehingga seluruh tantangan yang sifatnya dinamis bisa terpenuhi dengan baik.
3. Mempersiapkan Perusahaan Dalam Kompetisi Bisnis
Program TQM (Total Quality Management) cukup memberikan sokongan dukungan pada perusahaan dalam memahami tingkat persaingan usaha. Tidak sampai disitu saja, TQM (Total Quality Management) akan membantu perusahaan mempertimbangkan dan mengembangkan strategi paling efektif yang bisa digunakan saat menghadapi kompetisi dagang nantinya. Sejatinya, kelangsungan hidup dari suatu organisasi menjadi masalah krusial yang perlu diperhatikan ditengah kompetisi bisnis yang sangat ketat.
4. Mengurangi Cacat
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, sistem manajemen TQM (Total Quality Management) lebih berfokus pada peningkatan kualitas produk dalam suatu proses dibandingkan memeriksa kualitas menjadi sebuah proses. Ini jelas akan mengurangi waktu yang diperlukan perusahaan dalam memperbaiki kesalahan produksi atau distribusinya.
Baca Juga: Skill yang Wajib Dimiliki Mahasiswa Jurusan Manajemen Bisnis
5. Peningkatan Moral Pekerja
Kesuksesan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem manajemen TQM (Total Quality Management) bisa terus dirasakan dan terbukti ampuh mengarah pada peningkatan nyata atas moral pekerja. Inilah mengapa TQM (Total Quality Management) dapat mengurangi pergantian karyawan di setiap tahunnya. Pun dengan pengurangan biaya yang dibutuhkan untuk merekrut dan melatih pekerja baru.
Manajemen yang baik akan selalu mendukung program TQM (Total Quality Management) demi terciptanya kepuasan maksimum dari para pelanggan serta meningkatkan sistem manajemen keuangannya menjadi lebih akurat, efektif, dan rapi untuk kemajuan bisnis perusahaan.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram Bukausaha.com. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
