Mengerjakan suau proyek tidaklah semudah seperti membalikkan telapak tangan. Hal tersebut diperlukan manajemen yang baik agar semua bisa berjalan dengan lancar. Oleh sebab itu, diperlukan pemahaman yang mendalam tentang siklus manajemen proyek khususnya bagi para pemula yang baru saja terjun dalam dunia pembuatan proyek tersebut. Dalam siklusnya, akan ada sebuah tahapan-tahapan yang wajib dilalui secara urut dan juga lengkap.
Apa Itu Siklus Manajemen Proyek?
Sebelum lebih jauh melangkah pada tahapan-tahapannya, alangkah lebih baik jika dipaparkan secara gamblang terlebih dahulu mengenai definisi dari siklus manajemen proyek. Hal ini tujuannya untuk mempermudah pembaca yang masih awam dalam memahami siklus manajemen proyek itu sendiri. Sebab, walaupun istilah ini bukan merupakan suatu hal yang baru, tetapi faktanya di lapangan mayoritas masyarakat belum memahaminya.
Siklus manajemen proyek atau bisa dikatakan juga sebagai siklus perencanaan proyek merupakan sebuah perencanaan detail yang dirancang sebelum mulai melakukan sebuah proyek kontruksi yang dimaksud. Hal ini bertujuan untuk mencapai tujuan prooyek dengan cara dilakukan pendekatan yang disebut manajemen proyek, yaitu penentuan cakupan dan tahapan-tahapan kegiatan proyek serta peranan/tugas penyelenggara proyek menyangkut hak dan kewajiban antara pengguna jasa dan penyedia jasa.
Penerima hak kontrak jasa pelaksanaan konstruksi sebagai penyedia jasa akan melakukan koordinasi menyiapkan kebutuhan sumber daya konstruksi meliputi keuangan/dana, manusia/tenaga kerja/ahli, material, peralatan dan menyusun metode kerja yang akan dilakukan ke depannya. Umumnya pimpinan pelaksana yang ditugaskan di lapangan tersebut telah berpengalaman melaksanakan pekerjaan konstruksi yang akan dilakukan bersama dengan komponen proyek yang lainnya, tetapi tidak berarti bahwa sudah menguasai manajemen proyek secara menyeluruh dan mendetail, menganalisa secara teliti setiap kegiatan dan kesulitan pelaksanaan konstruksi akan bisa berjalan dengan lancar.
Baca Juga: Apa Itu Biomekanika Kerja? Ini Pengertian dan Cara Kerjanya
Tahapan-Tahapan Siklus Manajemen Proyek
Siklus Manajemen proyek memiliki tahapan-tahapan tertentu. Setiap tahapannya tidak boleh ditinggalkan oleh pelaksana proyek. Bahkan, hal tersebut harus dilakukan secara berurutan. Akan tetapi, jika memang hal yang telah dirancang tersebut tidak sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan, maka manajemen yang sudah jadi tersebut boleh dilakukan perubahan.
1. Tahapan Konsepsi
Tahapan siklus manajemen proyek yang pertama adalah tahapan konsepsi. Dalam tahapan ini manajemen proyek yang dilakukan masih dalam seputar pra-perencanaan atau hanya sebatas penggambaran konsep secara umum saja. Dalam tahapan ini, ada beberapa hal yang harus dilakukan yakni meliputi:
- Pembuatan proposal proyek pembangunan.
- Evaluasi isi administratif proposal proyek.
- Melakukan negosiasi kontrak dengan kontraktor.
Dalam tahapan konsepsi, terdapat 2 bagian yang perlu diperhatikan oleh pelaksana proyek yakni meliputi:
- Inisialisasi proyek yang mana hal tersebut berkaitan dengan pemunculan ide pembangunan proyek yang dimulai dari pemunculan masalah. Selanjutnya, masalah yang ditemukan harus dirumuskan dengan jelas beserta tujuannya secara lengkap.
- Kelayakan proyek yang mana hal ini merupakan sebuah proses investigasi terhadap masalah dan di sana nantinya akan dimunculkan pengembangan solusi yang ada. Ada 3 hal penting yang harus ada dalam proses kelayakan ini yaitu meliputi bahan apa saja yang diperlukan, kapan akan dilakukan, dan siapa yang akan terlibat dalam pembangunan proyek.
2. Tahapan Perencanaan
Setelah tahapan konsepsi proyek selesai, selanjutnya akan dilakukan tahapan perencanaan proyek. Pada tahapan ini, terdapat 3 hal yang harus dilakukan dengan sebaik mungkin yakni meliputi:
- Penyiapan rencana proyek dengan sangat detail yang mana biasanya hal tersebut berisi mengenai jadwa pekerjaan, rincian anggaran, rencana sumber daya manusia, masalah-masalah yang mungkin terjadi, rencana pengujian hasil proyek, dan masih banyak lagi lainnya.
- Melakukan penentuan proyek secara rinci yang mana hal ini berisi tentang spesifikasi kebutuhan proyek dan spesifikasi kebutuhan user. Kebutuhan proyek meliputi ukuran, kapasitas, dan kecepatan proyek. Lalu, kebutuhan user meliputi apa saja yang dibutuhkan oleh orang yang akan menghuni proyek tersebut.
Yang perlu diingat dengan baik adalah tahapan perencanaan ini harus dilakukan dengan matang dan detail. Telitilah terlebih dahulu perencanaan tersebut sebelum masuk pada tahapan eksekusi proyek. Sebab, jika perencanannya masih terdapat masalah dan juga kurang jelas, eksekusi proyek yang dilakukan pun akan terkenadala juga. Nantinya, bangunan yang dihasilkan bisa jadi kurang sesuai dengan keinginan awal.
Baca Juga: Apa Itu Konsultan Pengawas? Ini Pengertian dan Tugasnya
3. Tahap Eksekusi
Tahapan eksekusi adalah tahapan yang sangat lama dilakukan daripada tahapan-tahapan yang lainnya. Tahapan ini merupakan aplikasi nyata dari tahapan perencanaan yang dilakukan sebelumnya. Di sini semua yang telah direncanakan akan dilakukan dengan baik sesuai dengan planning awal. Akan tetapi, jika ternyata rencana yang disusun kurang sesuai dengan kondisi nyata yang ada di lapangan, rencana tersebut diperbolehkan untuk dilakukan revisi terbaik agar cocok dengan keadaan sekitarnya.
Tahapan ini mencakup beberapa pekerjaan yang meliputi sebagai berikut:
- Tahapan desain : spesifikasi yang telah dirancang dalam tahap perencanaan akan diterjemahkan dalam gambar, maket, atau juga skema dengan jelas dan mudah dipahami. Yang berperan penting dalam tahapan desain ini adalah para arsitek dan biasanya dibantu oleh pengawas manajemen konstruksi.
- Tahapan pengadaan : semua fasilitas, bahan, dan kebutuhan untuk melakukan pembuatan proyek akan didatangkan pada tahapan ini. Pendatangan bahan tersebut dananya berasal dari anggaran yang telah disiapkan dan tentunya dipilihlah alat dan bahan yang berkualitas jempolan.
- Tahapan produksi : karena desain sudah jadi dan semua bahan serta alat telah terkumpul, maka proses pembangunan proyek akan dimulai. Produksi ini juga dibarengi dengan pengawasan serta pengendalian berbagai macam sumber daya yang digunakan agar semua berjalan dengan baik, tidak ada pengurangan bahan, dan juga setiap pekerja akan melakukan tugasnya masing-masing sesuai pertauran.
- Tahapan implementasi : pada tahapan ini penyerahan hasil akhir proyek akan dilakukan. Biasanya, penyerahan hasil proyek tersebut juga disertai dengan berbagai pelatihan untuk user. Tujuan dari pelatihan tersebut adalah agar mereka memahami dengan baik fasilitas-fasilitas yang ada di dalamnya berikut cara menggunakannya.
Baca Juga: Pengertian Bisnis Development: Strategi dan Tanggung Jawab
4. Tahap Operasi
Setelah proyek yang dibuat diserahkan pada user pada tahapan implementasi pada siklus produksi, maka dengan begitu tugas kontraktor berarti telah usai. Kini saatnya siklus manajemen proyek tiba pada tahapan operasi. Tahapan ini maksudnya adalah proyek yang dibuat telah siap dioperasikan oleh user dengan segala fasilitas yang ada di dalamnya.
Secara singkat, pada tahapan ini biasanya proyek sudah lengkap, sudah melalui berbagai macam uji coba, dan telah dipastikan aman. Sebelum diluncurkan untuk dioperasikan oleh pengguna, biasanya juga dilakukan grand opening secara resmi terlebih dahulu. Keberadaan siklus manajemen proyek akan sangat membantu para desainer dan juga kontraktor dalam melaksanakan sebuah proyek besar maupun kecil.
Semoga informasi yang ada di dalam atikel ini bermanfaat dan jangan lelah untuk terus mengupgrade ilmu pengetahuan seputar proyek yang telah dimiliki. Hal ini sangat penting dalam rangka menyesuaikan dengan perubahan zaman dan era yang semakin modern.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram Bukausaha.com. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
