Dalam dunia bisnis, dikenal yang namanya invoice dan faktur. Kedua hal ini memiliki merupakan bagian yang penting dalam suatu perusahaan. Meskipun keduanya sering dianggap sama, namun sebenarnya terdapat perbedaan signifikan dari dua hal ini. Dari segi artinya saja, pengertian invoice dengan faktur berbeda jauh.
Faktur mungkin sudah sangat dikenal oleh masyarakat luas, tapi invoice agaknya masih menjadi istilah yang cukup asing terutama bagi yang tidak berkecimpung di bidang bisnis. Terkadang invoice justru diartikan sama dengan kwitansi, padahal keduanya juga memiliki perbedaan.
Pengertian Invoice dan Perbedaaan dengan Faktur dan Kwitansi
Pengertian invoice adalah suatu daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan seperti nama, jumlah barang serta harga yang harus dibayarkan oleh pembeli. Invoice juga dapat diartikan sebagai sebuah dokumen tertulis yang berisi tentang surat penagihan hutang pada pembeli. Invoice kerap disamakan dengan kwitansi, padahal fungsinya berbeda.
Invoice biasanya dibuat untuk transaksi berbentuk kredit atau angsuran, yang mana invoice diberikan kepada pembeli untuk menagih pembayaran. Berbeda dengan kwitansi yang merupakan bukti pembayaran, dalam artian barang sudah dibeli dan dibayar sehingga penjual membuat kwitansi untuk memberikan bukti pembayaran.
Invoice juga tidak sama dengan faktur. Meski sama-sama berisi daftar barang kiriman, akan tetapi dari segi fungsinya berbeda. Faktur merupakan dokumen berisi rincian pembelian yang menyatakan bahwa barang-barang yang tercantum telah berpindah tangan dengan format yang paten dan berfungsi untuk kontrol internal dan pengendalian akuntansi, sedangkan invoice merupakan dokumen pernyataan tagihan yang wajib dibayarkan oleh pembeli, biasanya dibuat setelah delivery order telah ditandatangani oleh pembeli, sehingga fungsi utamanya adalah untuk penagihan kepada pembeli.
Berdasarkan kajian para ahli, pengertian invoice adalah sebagai berikut :
- Invoice merupakan dokumen yang berisi catatan tentang penagihan barang, terutama produk yang sudah dibeli lengkap dengan harga yang telah disepakati bersama (Sugeng Hariyanto).
- Invoice merupakan data-data rujukan dalam perdagangan. Diantaranya adalah jumlah penutupan asuransi dan wesel serta catatan detail bea masuk (Andrian Sutedi).
Baca Juga: Cara Mendirikan PT: Biaya dan Syarat-Syarat Mendirikan PT
Fungsi Invoice dalam Dunia Bisnis
Dari segi artinya, pengertian invoice sudah jelas berbeda dari faktur dan kwitansi. Tidak hanya itu, invoice juga memiliki fungsi yang amat krusial bagi perusahaan, sama halnya dengan faktur dan kwitansi. Berikut fungsi utama dari invoice dalam dunia bisnis.
- Invoice memuat perincian pembelian serta termin pembayaran, yang berguna untuk melakukan penagihan kepada pembeli agar segera melakukan pembayaran sejumlah harga yang tertera pada invoice.
- Invoice juga berfungsi sebagai rujukan yang sah apabila terdapat ketidaksesuaian dalam pembayaran tagihan maupun pengiriman barang.
- Invoice sangat penting bagi perusahaan terutama dalam pembukuan keuangan. Invoice dapat mempermudah proses pembukuan keuangan perusahaan serta membantu pengusaha atau pebisnis dalam memantau perkembangan bisnis atau usaha setiap waktu.
- Invoice dapat menjadi acuan yang sah jika ingin menjual kembali barang atau produk yang dibeli kepada pihak lain.
- Invoice juga dapat difungsikan sebagai bukti laporan pajak. Seluruh transaksi dapat digunakan sebagai bukti laporan pajak untuk pembayaran pajak tahunan perusahaan.
Jenis-Jenis Invoice
Dalam dunia bisnis, invoice masih terbagi dalam 3 jenis. Ketiga jenis invoice ini dibedakan berdasarkan sifatnya. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai jenis-jenis invoice.
1. Invoice Biasa
Invoice jenis yang pertama adalah invoice biasa yang kerap ditemukan pada transaksi sehari-hari. Invoice biasa bersifat sederhana. Umumnya pada invoice biasa hanya tercantum poin-poin seperti nama item yang dibeli atau dipesan, jumlah item, harga satuan, serta jumlah total harga item yang dibeli dan dipesan.
Baca Juga: Tutorial Cara Ekspor Barang Ke Luar Negeri Untuk Pemula
2. Invoice Proforma
Invoice proforma dapat disebut juga sebagai invoice sementara. Biasanya jenis invoice ini dibuat untuk barang yang dikirim secara bertahap. Penjual akan memberikan invoice proforma pada pembeli sampai semua barang telah dikirim dan diterima pembeli. Fungsinya adalah sebagai bukti pembelian. Setelah semua barang telah dikirim dan diterima pembeli, barulah penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.
3. Invoice Konsuler
Jenis invoice ini hanya dibuat untuk transaksi antar negara skala internasional. Tidak sembarangan yang membuat invoice ini, seringnya adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang ekspor impor yang membuat invoice konsuler. Pada praktiknya, pembuatan invoice konsuler tidak sesederhana invoice biasa, karena di dalam invoice konsuler harus terdapat izin dari negara yang menerima impor serta kedutaan negara asal pengekspor.
Baca Juga: Contoh Proposal Usaha Jasa, Dagang, Kerajinan, dan Makanan
Cara Membuat Invoice
Setelah memahami pengertian invoice, fungsi, serta jenis-jenisnya, berikutnya akan dibahas mengenai bagaimana cara membuat invoice yang baik dan benar. Bagi pebisnis atau pemilik usaha, penting halnya memahami bagaimana cara membuat invoice yang baik. Invoice inilah yang akan memperlihatkan profesionalitas dari pengusaha atau pebisnis. Sehingga tidak boleh asal-asalan dalam membuatnya.
Invoice terdiri dari daftar item yang dibeli atau dipesan oleh pembeli, lengkap beserta nama pembeli dan waktu pembelian. Tidak ada format tetap untuk pembuatan invoice, namun terdapat komponen-komponen penting yang wajib tercantum dalam invoice. Berikut diantaranya:
- Nama pembeli yang menjadi tujuan penagihan.
- Identitas penjual.
- Nomor invoice.
- Daftar item, produk atau barang yang dibeli atau dipesan, lengkap dengan jumlah barang, harga satuan, jumlah pajak, serta jumlah total harga keseluruhan yang harus dibayar oleh pembeli atau pemesan.
- Ongkos pengiriman dan diskon bila ada.
- Mencantumkan nomor rekening perusahaan apabila pembayaran dilakukan melalui transfer bank.
Dari komponen-komponen tersebut, maka tahapan cara untuk membuat invoice adalah sebagai berikut.
- Tuliskan judul di bagian paling atas, rata tengah, dengan huruf kapital dengan INVOICE.
- Di bawahnya, pada sisi kiri tuliskan identitas perusahaan, meliputi nama perusahaan serta alamat lengkap perusahaan.
- Pada sisi kanan tuliskan nomor invoice.
- Di sisi kiri di bawah identitas perusahaan, tuliskan Ditujukan Kepada, lalu tuliskan identitas pembeli mulai dari nama serta alamat.
- Tuliskan tanggal pembuatan invoice di bagian kanan, lurus dengan identitas pembeli.
- Berikutnya buat sebuah tabel yang memuat nama barang, jumlah barang, harga satuan barang, jumlah harga, tambahan pajak yang harus dibayarkan, serta total keseluruhan harga yang harus dibayar. Bagian ini adalah yang paling krusial dalam pembuatan invoice. Penulisan harga satuan barang sebenarnya bersifat opsional, alias tidak wajib ada. Akan tetapi lebih baik jika ada. Dengan begini akan memberikan kejelasan kepada pembeli mengenai harga per unit barang yang dibeli. Jangan lupa cantumkan biaya pajak.
- Di bawah tabel, tuliskan tipe pembayaran beserta data rekening bank untuk pembayaran transfer bank. Data rekening bank meliputi nama pemilik rekening, berikut dengan nomor rekening, serta nama bank atau kode bank.
- Terakhir di bagian paling bawah sisi kanan bubuhkan tanda tangan dari pihak penjual serta nama penjual.
Ini merupakan contoh cara membuat invoice biasa. Tentu saja tidak sama dengan format pembuatan invoice konsuler.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram Bukausaha.com. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
