Pesan adalah sesuatu yang disampaikan kepada orang lain dan berupa perintah, permintaan, amanat, dan lain sebagainya dengan tujuan supaya pihak tersebut memahami maksud yang kita sampaikan. Pun dalam kegiatan bisnis atau usaha, tentunya ada serangkaian pesan bisnis yang kita tujukan pada customer, yaitu berbagai informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan usaha dengan harapan akan membawa pengaruh pada bisnis yang dijalankan. Contoh pesan bisnis juga sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
Adanya pesan bisnis ini tentu penting, untuk itu, kita harus memperhatikan dan memahaminya terlebih dahulu. Agar pesan tak hanya tersampaikan namun juga dapat diterima dan dimengerti, sehingga komunikasi akan berjalan lebih efektif, dan bisnis bisa berjalan sesuai dengan target atau tujuannya.
Struktur dan Proses Pembuatan Pesan Bisnis
Sebelum membuat pesan bisnis ini, perlu adanya persiapan, perencanaan dan penggunaan media untuk menyebarkan maksud dari pesan tersebut. Berikut merupakan proses pembuatan pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, diantaranya:
Baca Juga: Rahasia Sukses Bisnis Tiket Pesawat Online untuk Mahasiswa Tanpa Modal Besar
1. Merencanakan Pesan
Struktur pesan bisnis yang pertama adalah perencanaan. Tentu saja kita tidak bisa asal-asalan dalam membuat dan mengirimkan pesan tersebut, karena akan berpengaruh pada citra perusahaan. Dalam tahap ini, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, seperti:
A. Tujuan
Setiap hal yang ingin disampaikan akan berdasar pada sebuah tujuan. Maka, persiapkanlah hal tujuannya dengan jelas, agar pesan yang disampaikan pun tak sulit untuk dimengerti.
Fungsi dari tujuan ini adalah:
- Memberikan informasi seputar kegiatan bisnis
- Mempengaruhi, mengajak atau bersifat persuasif kepada pihak lain
- Pesan Kerjasama untuk kolaborasi dengan pihak tertentu
B. Penerima Pesan atau Audience
Lakukanlah analisis mengenai penerima atau audiens. Perhatikan siapa sasaran pesan yang kita tuju, kapan, dimana dan apa isi dari pesan yang disampaikan harus berdasar pada karakteristik penerimanya tersebut. Penyesuaian ini akan sangat berpengaruh, karena satu pihak dan pihak lainnya tentu memiliki latar belakang berbeda. Dimana, jika kita mampu menganalisis dan menyajikan, pesan akan diterima dengan baik, mudah dimengerti dan kegiatan usaha bisa lebih efektif. Dalam analisis ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti beberapa hal berikut:
- Profil Audience
- Mengenal Sosok Penerima Pesan
- Menetapkan Jumlah Penerima Pesan
- Mengukur Tingkat Pemahaman Penerima
- Memenuhi Kebutuhan Informasi dan Memuaskan Keinginan Audience
- Memperkirakan Reaksi Penerima Pesan
C. Inti atau Pokok Pesan
Struktur selanjutnya dalam sebuah contoh pesan bisnis yang benar adalah adanya inti atau pokok dari pesan. Suatu pesan bisnis akan memuat sebuah gagasan atau pokok pesan yang ingin disampaikan. Pikirkanlah apa yang menjadi ide utama dari pesan tersebut, sehingga audiens nantinya tidak kesulitan memahami maksud pesan. Untuk menentukan pokok pesan yang akan disampaikan, kita bisa melakukan brainstorming, meminta petunjuk atau arahan dari atasan, atau berdasar pada kebiasaan maupun keadaan tertentu.
D. Media Penyampaian Pesan
Kemudian, yang harus kita siapkan juga pilih secara matang adalah medianya. Melalui apakah kiranya pesan tersebut akan disampaikan. Untuk mempertimbangkan hal ini, kita bisa melihat pada; sifat dan kerahasiaan pesan, biaya, juga memperhatikan situasi dari penerima pesan.
Ada dua jenis media komunikasi pesan yang bisa digunakan, yaitu:
- Lisan: bisa melalui telepon, seminar, maupun berbicara langsung
- Tulisan: bisa melalui surat, E-Mail, dan lain-lain
2. Organisasi Pesan
Harapan dibuatnya pesan ini adalah agar penerima mampu menyerap dan memahami apa yang kita maksudkan, oleh karena itu pesan bisnis yang akan disampaikan harus diorganisasikan atau dikelola dengan baik, dengan memperhatikan beberapa langkah berikut:
- Mengelompokkan ide pesan
- Menentukan subjek dan tujuan
- Mencatat semua informasi penting
- Menentukan relevansi antara informasi dan subjek atau penerima pesan
3. Revisi
Karena akan disampaikan pada pihak lain dan tentunya akan berpengaruh pada citra bisnis yang kita kembangkan, penyampaian pesan bisnis harus dilakukan sebaik mungkin. Maka, sebelum disebarluaskan, hal yang akan kita sampaikan tersebut sebaiknya ditulis atau diperiksa kembali. Jika ada sesuatu yang salah, keliru, atau kurang pas, bisa segera diubah agar pesan dapat diterima dengan baik nantinya.
Contoh Pesan Bisnis yang Umum Digunakan
Setelah memahami proses dan strukturnya, kini kita akan sedikit mengulas beberapa contoh dalam pesan bisnis, yaitu:
1. Laporan Bisnis
Pembahasan kali ini tak hanya memuat informasi produk maupun promo yang sedang berjalan. Laporan bisnis pun menjadi salah satu contoh pesan bisnis yang biasa kita sampaikan kepada atasan perusahaan. Mengapa dikatakan demikian? Karena dalam laporan tentu saja berisi berbagai info terkait perkembangan, hasil dan berbagai macam hal yang terjadi pada kegiatan usaha.
2. Surat Penawaran Kerjasama
Contoh pesan bisnis jenis ini akan ditujukan kepada pihak lain yang menjadi sasaran untuk kolaborasi. Isinya tentu akan berkaitan dengan berbagai hal yang dapat dilakukan, baik mengenai info perusahaan, penawaran produk dan lain sebagainya. Pada jenis yang satu ini, Bahasa yang digunakan harus diperhatikan dan juga disesuaikan dengan target audiensnya.
3. E-mail Penawaran
Sedikit berbeda dengan poin sebelumnya contoh pesan bisnis selanjutnya adalah berupa e-mail penawaran. Pesan penawaran yang satu ini akan disampaikan melalui surel atau mengandalkan teknologi dan jaringan internet. Kemajuan Iptek ini memang sangat membantu perusahaan dalam penyebaran informasi dan pesan ini pada beberapa pihak yang telah ditentukan.
E-Mail penawaran ini biasanya disampaikan oleh bagian atau divisi marketing perusahaan pada relasi atau konsumennya, dengan tujuan menawarkan produk tertentu atau sebagai notifikasi akan beberapa hal penting yang sedang terjadi.
4. Pidato, Seminar, atau Pertemuan
Jenis contoh pesan bisnis berikutnya merupakan bagian dari pesan berbentuk lisan atau disampaikan langsung. Dalam penyampaiannya, kita pasti memiliki sebuah tujuan atau maksud tertentu. Misalnya pada pertemuan atau launching produk, tentu kita ingin audiens melakukan pembelian pada barang yang baru saja kita rilis. Pada seminar, kita juga bisa menggiring pemikiran peserta pada hal atau tujuan yang kita inginkan, begitupun dengan pesan dalam bentuk pidato. Intinya, apa yang disampaikan harus bisa mempengaruhi pikiran peserta atau penerima pesan yang hadir.
Baca Juga: Cara Jitu Dongkrak Omzet Bisnis Konveksi saat Krisis Ekonomi Corona Covid-19
5. Telemarketing
Contoh pesan bisnis yang terakhir adalah telemarketing. Penyampaian pesan secara lisan tak harus selalu ada pertemuan secara langsung. Jarak jauh pun bisa. Salah satunya adalah dengan telemarketing ini. Bagian atau divisi telemarketing akan bertugas memberikan informasi ataupun melakukan penawaran produk atau kerjasama pada pihak lain, yang disampaikan langsung melalui saluran telepon.
Ternyata, pesan bisnis merupakan salah satu unsur usaha yang penting. Karena hal yang satu ini bisa menjadi salah satu jalan dan faktor penunjang keberhasilan perusahaan mencapai tujuan atau targetnya. Berbagai hal dan cara harus kita siapkan sebelum membuat lalu mencetak atau menyebarluaskan contoh pesan bisnis tersebut, seperti halnya melakukan perencanaan, pengorganisasian pesan dan perubahan atau revisi jika ada sesuatu yang keliru. setelah itu, kita bisa segera menyebarkan berbagai info bisnis tersebut melalui pesan dan menunggu impact atau hasilnya. Selain itu, penentuan kata, gaya bahasa dan nada penyampaian pun harus kita perhatian juga sesuaikan dengan penerima pesan yang dituju.
Itulah informasi seputar pesan bisnis dan contoh pesan bisnis yang umum digunakan dalam kegiatan usaha. Semoga informasi ini bisa bermanfaat!
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram Bukausaha.com. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
