Bagi Anda yang bekerja di corporate atau perusahaan, pasti tidak aneh dengan istilah payroll. Kata tersebut, biasanya dikenal erat kaitannya dengan gaji. Namun, tahukah apa sesungguhnya arti payroll itu dan seperti apa pelaksanaannya?
Arti Payroll
Jadi, arti payroll adalah sistem administrasi atau cara menghitung gaji karyawan yang dilakukan oleh perusahaan. Perhitungan tersebut biasa dilakukan secara rutin dan berkala. Bisa setiap minggu atau setiap bulannya.
Baca Juga: Rahasia Peluang Bisnis Modal Kecil Untuk Usia Muda
Dapat dikatakan pula, bahwa payroll ini merupakan tugas bulanan dari staff HRD. Dan, untuk perhitungan gaji setiap karyawan sendiri, akan melibatkan beberapa poin kesepakatan antara perusahaan dengan karyawannya, seperti: gaji pokok, uang makan, transport, lembur, insentif dan lain sebagainya.
Perhitungan Gaji
Jika berdasar pada perjanjian kerja menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 100/MEN/IV.2004, karyawan akan dibagi ke dalam dua jenis, yaitu Karyawan Tetap dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dan Karyawan Kontrak dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Pada intinya, PKWT adalah perjanjian antara perusahaan dan karyawan dalam kurun waktu tertentu, sedangkan PKWTT adalah perjanjian kerja yang sifatnya tetap.
Perbedaan status karyawan tetap maupun kontrak, tidak hanya dilihat pada nominal besaran gaji, namun, dari proses perhitungannya, yang melibatkan banyak pertimbangan serta keputusan, seperti jabatan, lamanya waktu bekerja, serta kategori karyawan tersebut.
Kedua jenis karyawan tersebut dapat dibedakan melalui beberapa indikator, seperti:
1. Waktu
Pada PKWT, waktu atau durasi kerjanya dibatasi, sedangkan untuk PKWTT tidak
2. PHK
Jika terjadi pemutusan hubungan kerja pada PKWT, tidak harus melalui proses LPPHI (Lembaga Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial). Pada PKWTT, untuk kasus tertentu, PHK harus melalui proses LPPHI.
3. Kewajiban PHK
Jika PHK terjadi pada karyawan PKWT sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan , perusahaan tidak ada kewajiban untuk memberi pesangon. Pada PKWTT, perusahaan wajib memberi pesangon jika ada pemutusan hubungan kerja (kecuali pada kasus PHK tertentu).
4. Masa Percobaan
Pada PKWT, tidak boleh ada masa percobaan, sedangkan pada PKWTT diperbolehkan adanya masa percobaan.
5. Kontrak Kerja
Perjanjian atau kontrak kerja yang dilakukan pada PKWT harus tertulis dan menggunakan huruf latin serta berbahasa Indonesia. Pada PKWTT perjanjian atau kontrak kerja bisa saja melalui lisan atau tulisan.
6. Pencatatan
Karyawan yang statusnya PKWT wajib dicatatkan di instansi ketenagakerjaan, sedangkan untuk PKWTT tidak wajib dicatatkan.
Payroll Software
Jika kita membuka atau membangun sebuah usaha dan melibatkan karyawan di dalamnya, maka gaji menjadi salah satu kewajiban yang harus ditunaikan. Pengelolaan gaji SDM yang dimiliki bisa dipermudah dengan adanya sistem payroll tersebut.
Dalam prosesnya, menghitung gaji akan memakan waktu cukup lama, terutama pada perusahaan yang telah memiliki karyawan dengan jumlah yang banyak. Karena, prosesnya juga memang tidak sederhana dan harus disesuaikan dengan data masing-masing orang. Aplikasi atau payroll software kemudian muncul untuk menjadi solusi dari keadaan ini.
Manfaat dari Payroll Software
Kini, kita sudah paham apa arti payroll. Namun, di era yang serba canggih ini, telah hadir software yang bisa membantu kita dalam perhitungan gaji. Apa saja manfaat yang bisa dirasakan dengan adanya perangkat lunak tersebut? Ini dia:
- Menghemat waktu dan tenaga
- Menghemat budgeting perusahaan untuk staff HRD
- Perhitungan gaji akan otomatis menyesuaikan dengan keadaan setiap karyawan
Baca Juga: Rahasia Sukses Bisnis Tiket Pesawat Online untuk Mahasiswa Tanpa Modal Besar
Fungsi Payroll Software
Jika beberapa poin di atas memuat manfaat yang bisa didapatkan dengan menggunakan perangkat lunak untuk menghitung gaji, kini akan dibahas mengenai kegunaan dari payroll software tersebut, diantaranya:
1. Meminimalisir Kesalahan
Karena dengan sistem yang telah terkomputerisasi, membuat perhitungan menggunakan payroll software akan lebih akurat dan minim kesalahan pada hasil. Setiap data karyawan sudah terhimpun dan akan terhitung dengan baik karena langsung dikerjakan by system.
2. Menghitung Nominal
Untuk poin yang satu ini, mungkin Anda semua sudah paham betul, karena memang sudah sedikit disinggung sebelumnya, bahwa gaji yang diterima setiap orang memanglah berbeda, semua akan berdasar pada perhitungan tertentu, termasuk potongan salah satunya.
Perangkat lunak ini akan membantu perusahaan untuk menghitung potongan gaji seperti BPJS kesehatan, ketenagakerjaan, pajak dan lain sebagainya. Kemudian, besaran nominal gaji yang diterima oleh karyawan pun akan dihitung setelah adanya pengurangan tersebut.
3. Membuat Formulir Pajak
Selain menghitung potongan gaji, perangkat lunak yang digunakan untuk payroll ini juga ternyata bisa berfungsi sebagai pembuat formulir pajak. Formulir tersebut nantinya bisa dicetak dan dikirim pada pihak yang bersangkutan. Lebih mudah, hemat, efektif dan efisien, bukan?
4. Penyimpanan Data Secara Otomatis
Data mengenai angka yang menyangkut gaji karyawan, selain terinput secara sistematis, juga akan tersimpan secara otomatis. Bayangkan jika data-data tersebut kita simpan secara manual. Maka, akan membutuhkan banyak kertas, banyak ruang penyimpanan, serta waktu yang lama untuk kembali mencari dan membuka data tersebut. Maka, sistem payroll software ini sungguh sangat membantu dan memudahkan perusahaan.
Selain itu, data yang sudah usang dan tidak diperlukan lagi, bisa kita hapus dan buang dengan mudah. Data-data tersebut tersimpan secara rapi dan tidak tercecer tak seperti bagaimana jika kita menempelkan kertas-kertas sebagai sarana penyimpanan data.
5. Menyesuaikan Kebutuhan Perusahaan
Sistem payroll bisa dipilih berdasarkan kebutuhan dari perusahaan, karena satu corporate dengan yang lainnya akan memiliki urgensi yang berbeda. Hal tersebut bisa dikomunikasikan pada vendor atau melalui pemilihan fitur pada perangkat yang digunakan. Fungsi atau fitur yang biasanya dipilih adalah absensi, penjadwalan juga perizinan, dan lain sebagainya.
6. Self Service
Payroll software ini bahkan ada pula yang bisa diakses langsung oleh karyawan yang bersangkutan untuk melihat data dan informasi mereka pribadi mengenai nominal gaji, absensi, potongan-potongan, dan lainnya.
7. Pembuatan Laporan
Fungsi payroll software lainnya adalah bisa digunakan untuk membuat laporan. Laporan yang dihasilkan oleh sistem tersebut lebih mudah untuk dianalisa, sehingga pastinya ikut memudahkan karyawan di sebuah perusahaan.
Pembahasan di atas telah mengulas informasi mengenai arti payroll, sistem penggajian, keuntungan dan fungsi dari payroll software yang semoga bisa menambah wawasan kita, terutama sebagai pemilik bisnis, usaha atau perusahaan, staff HRD, maupun karyawan itu sendiri.
Setiap kontrak kerja akan memiliki perjanjian tersendiri yang harus dipahami dan ditaati oleh kedua belah pihak, dalam arti pemberi dan pelaksana kerja, yaitu karyawan dan perusahaannya. Isi kontrak tersebut akan menggambarkan juga menjelaskan hubungan kerja yang terjadi serta memuat hak dan kewajiban dari masing-masing pihak. Perhitungan gaji dan berbagai tambahan serta potongan, termasuk di dalamnya.
Sistem payroll dan perangkat lunak yang digunakan untuk perhitungan gaji, akan membantu karyawan untuk mendapatkan hasil maksimal dalam waktu yang lebih singkat serta cara yang lebih mudah.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram Bukausaha.com. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
