Secara garis besar, analisis jabatan merupakan suatu kegiatan untuk mengumpulkan berbagai informasi yang terkait dengan jabatan secara teratur dan sistematis, antara lain, pendidikan dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan, dimensi dan indikator pekerjaan, prosedur operasi dalam melaksanakan pekerjaan, teknologi dan peralatan yang dibutuhkan, kompensasi tenaga pelaksana dan teknik menilai kinerja, serta hasil pekerjaan. Lalu, bagaimanakah tahapan metode dari analisis jabatan? Dan apa saja contoh-contohnya?
Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan
Hasil dari analisis jabatan banyak digunakan sebagai acuan dari perusahaan untuk menempatkan, penentuan jumlah karyawan, serta penerimaan. Adapun tujuan utama dilakukannya analisis jabatan adalah:
- Perekrutan, seleksi, dan penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuannya.
- Penilaian kinerja karyawan.
- Memperbaiki kinerja karyawan.
- Merencanakan sekaligus melaksanakan promosi dan transfer karyawan antar divisi.
- Merencanakan organisasi supaya memenuhi syarat struktur organisasi sesuai dengan fungsi dan beban pekerjaan.
Sementara manfaat dari analisis jabatan adalah:
- Penyediaan staf yang telah memenuhi syarat sebagaimana diperlukan guna menjalankan berbagai pekerjaan.
- Mampu mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan karyawan dalam pelatihan dan pengembangan.
- Membantu manajer mengevaluasi kinerja bawahannya.
- Mengetahui nilai relatif pekerjaan tertentu bagi institusi sebelum mereka menetapkan nilai uang yang sesuai untuk suatu pekerjaan.
- Dapat mengidentifikasikan masalah-masalah keselamatan dan kesehatan dari karyawan perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Konsultan Pengawas? Ini Pengertian dan Tugasnya
Pentingnya Melakukan Analisis Jabatan Bagi Jalannya Bisnis
Peran analisis jabatan bagi kelancaran suatu bisnis tergolong sangat krusial. Akan sangat disayangkan bila perusahaan tidak menjalankan proses analisis jabatan ini. Salah satu alasannya adalah:
1. Terhindari dari Tumpang Tindih dan Konflik
Walaupun berada dalam lingkup kerja berbeda, terkadang ada saja karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang serupa. Tentunya, hal seperti ini akan berdampak pada kurangnya tanggung jawab antar karyawan. Dengan melaksanakan analisis jabatan, hal seperti ini bisa teratasi dengan cepat dan tepat.
2. Menjamin Arus Kerja
Terdapat sebuah keterkaian antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lainnya di sebuah arus kerja. Saat satu dari pekerjaan itu tidak memahami bagaimana cara menyelesaikan pekerjaannya, kegiatan perusahaan secara keseluruhan akan terhenti dan berubah tidak efektif.
3. Penentu Kualitas Sumber Daya Manusia
Sejatinya, sumber daya manusia, dalam hal ini karyawan, menjadi penentu utama bagaimana perusahaan akan bergerak. Kesadaran terhadap kualitas sumber daya manusia akan memberikan persaingan tentang bagaimana suatu institusi dijalankan.
4. Menjadi Wadah Tumbuh Kembang Perusahaan
Apabila perusahaan berhasil memiliki sumber daya yang terampil, kunci sukses tumbuh kembang perusahaan akan berada dalam genggamannya. Hal seperti ini akan terlihat dengan jelas ketika kita melangsungkan analisis jabatan. Sederhananya, proses analisis dapat menjembatani perusahaan untuk bisa berkembang dengan lebih baik lagi.
Perusahaan memang perlu merekrut sumber daya manusia yang berkualitas. Dengan kualitas yang mumpuni, alur kerja dalam perusahaan dapat berjalan secara sistematis, sehingga dapat memajukan perusahaan itu sendiri.
Baca Juga: Apa Itu Peta Proses Operasi dan Cara Membuatnya dengan Benar
Aspek-Aspek Analisis Jabatan
Analisis jabatan dibutuhkan untuk dapat mendesain institusi dan menerapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi jabatan. Lebih detailnya ialah sebagai berikut:
1. Uraian Jabatan
Banyak dikenal publik sebagai job description, uraian pekerjaan berisi berbagai informasi tertulis tentang uraian tugas dan tanggung jawab, hubungan pekerjaan, kondisi pekerjaan, juga berbagai aspek pekerjaan yang ada dalam suatu jabatan di sebuah organisasi. Uraian pekerjaan perlu diuraikan dengan jelas supaya karyawan dapat mengenali dan mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawabnya. Bisa dibilang, uraian pekerjaan merupakan pedoman pekerja agar kinerja mereka menjadi lebih terstruktur, jelas, pun mudah dipahami.
2. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan merupakan daftar ‘tuntutan manusiawi’ di dalam sebuah jabatan seperti halnya kepribadian, keterampilan, dan lainnya sesuai dengan produk dari analisis jabatan terkait. Dalam upaya pengembangan spesifikasi pekerjaan, maka dibutuhkan pertimbangan atas seluruh elemen meliputi kemampuan, pengetahuan, kecakapan, dan beberapa hal lain.
3. Evaluasi Jabatan
Sama seperti namanya, aspek ini melibatkan kemampuan menilai berat/ringan, besar/kecil, dan mudah/sukarnya resiko pekerjaan sekaligus memberikan nama, rangking, harga, berikut gaji dari sebuah jabatan. Apabila suatu pekerjaan dirasa sukar, berat, memiliki resiko besar, dan mempunyai ranking jabatan tinggi, maka gaji yang akan diperoleh semakin besar. Begitu pula sebaliknya, ketika suatu pekerjaan terasa mudah, beresiko kecil, ringan, memiliki tanggung jawab kecil dan ranking jabatan rendah, gaji yang akan diperolehnya pun semakin kecil.
Metode Analisis Jabatan
Pada dasarnya, pemilihan metode analisis jabatan harus disesuaikan dengan tujuan penggunaan informasinya. Misalnya saja untuk kenaikan gaji, evaluasi pekerjaan, pengembangan, atau yang lainnya. Nah, berikut merupakan beberapa metode yang biasa digunakan dalam penentuan analisis jabatan lengkap dengan tujuan penggunaannya.
1. Kuesioner
Umumnya, kuesioner digunakan dengan cepat dan ekonomis. Analisis jabatan dapat memberikan kuesioner terstruktur untuk para karyawannya guna memudahkan mereka dalam mengidentifikasikan tugas-tugas yang harus mereka jalankan sesuai dengan kemampuannya.
2. Observasi
Untuk mengamati kinerja karyawannya dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan dan juga mencatat hasil observasinya, perusahaan dapat memilih penggunaan metode observasi dalam analisisnya. Dimana metode ini digunakan untuk mengumpulkan seluruh informasi terkait pekerjaan-pekerjaan yang menekankan pada kemampuan manual layaknya operator mesin.
3. Wawancara
Mewawancarai karyawan secara langsung dapat membantu mereka mendeskripsikan tugas seperti apa yang harus diselesaikannya. Selanjutnya, seorang analis akan menghubungi pihak supervisor untuk mendapatkan informasi tambahan yang dibutuhkan dalam rangka memeriksa ketepatan analisis yang mereka dapatkan dari karyawan sekaligus mengklasifikasikan hal-hal pendukung lainnya.
4. Catatan Karyawan
Informasi analisis jabatan juga bisa dilangsungkan dengan mengumpulkan pernyataan karyawan terkait aktivitas kerja yang biasa mereka lakukan sehari-hari melalui buku harian/log.
5. Kombinasi Metode
Mengkombinasikan beberapa metode analisis sekaligus seringkali memberikan hasil lebih akurat. Dalam analisis pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin memerlukan kuesioner dan didukung dengan observasi beserta wawancara terbatas. Analisis harus menggunakan kombinasi dari beberapa metode yang diperlukan demi menghasilkan spesifikasi/deskripsi pekerjaan yang tepat.
Baca Juga: Pengertian Komunikasi Bisnis – Teori, Fungsi, Konsep dan Penjelasannya
Tahap Proses Analisis Jabatan
Berikut merupakan tahapan proses analisis jabatan yang perlu dilalui.
- Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan. Dalam hal ini, penganalisis harus memahami secara jelas apa saja kegunaan dari hasil informasi analisis jabatan karyawan.
- Penganalisis harus menghimpun, mengkualifikasi data, serta meninjau informasi latar belakang dari tiap-tiap pekerja di perusahaannya.
- Menyeleksi muwakal jabatan yang hendak dianalisis.
- Selanjutnya, penganalisis perlu mengadakan analisis jabatan secara aktual dengan mengumpulkan data terkait aktivitas pekerjaan, kondisi kerja, perilaku karyawan yang dibutuhkan, serta syarat-syarat personel yang bakal melaksanakan pekerjaan tersebut.
- Meninjau ulang informasi tersebut dengan menanyai pihak-pihak yang berkepentingan.
- Setelah itu, penganalisis pekerjaan harus menyusun deskripsi pekerjaan, membagi spesifikasi pekerjaan, dan mengevaluasi pekerjaan.
- Penganalisis juga perlu memperhitungkan/memperkirakan perkembangan deskripsi pekerjaan, spesifikasi, dan evaluasi pekerjaan. Apakah hal tersebut akan membutuhkan pengayaan pekerjaan dalam perusahaan di kemudian hari atau tidak.
Dengan memahami seluruh tujuan, manfaat, juga aspek-aspek dalam proses analisis jabatan, hasil akhir analisis jabatan yang bisa diperoleh perusahaan akan semakin akurat dan bisa dijadikan sebagai pedoman dalam melancarkan usahanya.
Jangan lupa untuk ikuti perkembangan website kita dengan LIKE Facebook, Follow Twitter dan Instagram Bukausaha.com. Jangan Lupa Juga Untuk Follow Instagram dan Subscribe Channel Youtube penulis.
